Règlement intérieur du CCAS

Préambule

L’organisation et le fonctionnement du Conseil d’Administration du Centre Communal d’Action Sociale, établissement public administratif communal, sont régis par les articles L.123-4 à L.123-9 et R.123-1 et suivants du Code de l’Action Sociale et des Familles et par le présent règlement intérieur.

L’article L.133-5 dudit Code stipule que « Toute personne appelée à intervenir dans l’instruction, l’attribution ou la révision des admissions à l’aide sociale et notamment les membres des conseils d’administration des CCAS/CIAS, ainsi que toutes personnes dont ces établissements utilisent le concours, et les membres des commissions d’admission, sont tenus au secret professionnel dans les termes des articles 226-13 et 226-14 du code pénal et passibles des peines prévues à l’article 226-13».

  Composition du Conseil d’Administration

Le CCAS est administré par un Conseil d’Administration, présidé par le Maire et composé, à parité, de membres élus en son sein par le Conseil Municipal à la représentation proportionnelle au plus fort reste, et de personnes nommées par le Maire parmi les personnes « participant à des actions d’animation, de prévention et de développement social dans la commune ». Parmi ces personnes, doivent figurer obligatoirement et au minimum, un représentant des associations de personnes âgées et de retraités du département, un représentant des associations de personnes handicapées du département, un représentant de l’Union Départementale des Associations de Famille et un représentant des associations œuvrant dans le domaine de l’insertion et de la lutte contre les exclusions.

Conformément aux dispositions de l’article R.123-7 du Code de l’Action Sociale et des Familles, le Conseil Municipal a, dans sa séance du 25 juin 2014 fixé à 8 le nombre d’administrateurs.

La composition du Conseil d’Administration s’établit donc comme suit :

• Le Maire, président de droit : Christophe de l'HAMAIDE
  
• 5 membres issus du Conseil Municipal : Valérie de l'HAMAIDE ( vice présidente ) - Joëlle SANS - Francine GALLAND - Myriam PATTEUX - Marie-Jo DEVERGIE
  
• 5 membres nommés par le Maire : Martine YSARD, Christiane GAMBIER, Evelyne MANSION, Isabelle DROUARD, Béatrice GODALIER
  

soit un total de 10 administrateurs.

  Durée du mandat

Le mandat des administrateurs élus par le Conseil Municipal et nommés par le Maire est d’une durée identique à celui des conseillers municipaux. Le Conseil d’Administration est renouvelé lors de chaque renouvellement du Conseil Municipal. Le mandat des administrateurs est renouvelable.

Le mandat des administrateurs sortants prend fin dès l’élection et dès la nomination des nouveaux membres et, au plus tard, dans un délai maximum de deux mois suivant l’élection du Conseil Municipal.

Dans les conditions prévus par l’article L.2121-33 du Code Général des Collectivités Territoriales, le Conseil Municipal peut retirer leur délégation aux administrateurs qu’il a élus en son sein.

Les membres du Conseil d’Administration qui se sont abstenus, sans motif légitime, de siéger au cours de trois séances consécutives du Conseil d’Administration, peuvent, après que le Président les a mis à même de présenter leurs observations, être déclarés démissionnaires d’office, par le Conseil Municipal et sur proposition du Maire pour les membres élus, par le Maire pour les membres qu’il a nommés.

  Sièges devenus vacants

Pour les membres élus par le Conseil Municipal, il est pourvu à leur remplacement dans les conditions fixées par les articles R.123-8et R.123-9 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

Pour les membres nommés, le Maire pourvoira à leur remplacement en respectant les modalités prévues pour les membres nommés et notamment la représentation des associations visées à l’article L.123-6 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

Le renouvellement devra intervenir dans les deux mois à compter de la vacance du siège.

Le mandat d’un membre du Conseil d’Administration désigné pour pourvoir un poste vacant expirera à la date où aurait cessé le mandat du membre qu’il a remplacé.

  Vice-Présidence du Conseil d’Administration

Conformément aux dispositions de l’article L.123-6 du Code de l’Action Sociale et des Familles, le Conseil d’Administration  a élu en son sein en qualité de Vice-Président(e), Madame Valérie DE L'HAMAIDE.

  Article 1er : Principes généraux

Le Conseil d’Administration règle par ses délibérations les affaires du Centre Communal d’Action Sociale.

Il fixe notamment par délibération les différentes prestations en nature et/ou en espèces, remboursables ou non remboursables, que le CCAS attribue, ainsi que les critères et conditions d’octroi de celles-ci.

En vertu de l’article L.2241-5 du Code Général des Collectivités Territoriales, les délibérations changeant, en totalité ou en partie, l’affectation des locaux, objets mobiliers ou immobiliers appartenant au CCAS, dans l’intérêt d’un service public ou privé quelconque ou mettant ces locaux à disposition d’un autre établissement public ou privé, ou d’un particulier, ne seront exécutoires qu’après accord du Conseil Municipal.

ORGANISATION DES REUNIONS

  Article 2 : Tenue des réunions

Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois par trimestre sur convocation du Président ou de la vice-présidente, à l’initiative de celui-ci ou à la demande de la majorité des membres du Conseil.

La convocation est adressée dans les conditions précisées à l’article 3.

Les réunions du Conseil d’Administration ne sont pas publiques.

  Article 3 : Convocation du Conseil d’Administration

La convocation est adressée par le Président à chaque administrateur, par écrit, par voie postale ou electronique à l’adresse donnée par celui-ci, et ce trois jours avant la date de la réunion.

La convocation est accompagnée de l’ordre du jour détaillé .

Dans tous les cas, et compte tenu des dispositions de l’article L.133-5 du Code de l’Action Sociale et des Familles, les rapports concernant les situations sociales des personnes et des familles sollicitant les aides légales ou les prestations du CCAS sont examinées en séance. Ils ne sont pas adressés aux administrateurs.

  Article 4 : Accès aux dossiers des affaires portées à l’ordre du jour des réunions

Les dossiers préparatoires et, le cas échéant, les avis émis par la Commission qui auraient été chargées des études préalables sont tenus en séance à la disposition des administrateurs.

Ces derniers peuvent en outre les consulter au siège du CCAS (la Mairie) pendant les jours et les heures d’ouverture du CCAS, durant les trois jours précédant la réunion et le jour de celle-ci.

Les dossiers ne peuvent en aucun cas être emportés.

Les administrateurs qui souhaiteraient consulter lesdits documents préparatoires en dehors des heures d’ouverture du CCAS en feront la demande écrite au Président.

Toute demande d’explicitation sur les affaires soumises au Conseil d’Administration du CCAS, qu’elle soit formulée oralement ou par écrit, est adressée au Président, au Vice-Président.. Il n’y a pas de saisine directe de la Commission du CCAS.

FONCTIONNEMENT DES SEANCES

  Article 5 : Présidence

Les réunions sont présidées par le Maire/Président du Conseil d’Administration.

Dans tous les cas où le maire est absent ou empêché d’assister à la séance du Conseil,et ce, malgré les dispositions de l’article L.2122-17 du Code Général des Collectivités Territoriales, la séance est présidée par la Vice-Présidente.

En cas d’absence ou d’empêchement du Président et de la Vice-Présidente, la présidence de séance est assurée par le plus ancien des administrateurs présents et, à ancienneté égale, par le plus âgé d’entre eux.

Le Président de séance ouvre les séances, procède à l’appel des membres, constate le quorum, fait approuver le compte-rendu de la réunion précédente, dirige les débats, accorde la parole, veille à ce que les débats portent sur les affaires soumises au Conseil, accorde, le cas échéant, les suspensions de séance, en fixe la durée et y met fin, met au voix les propositions et délibérations, décompte les scrutins, en proclame les résultats et prononce la clôture des séances.

Le Président fait observer et respecter les dispositions du présent règlement intérieur et assure la police des séances.

  Article 6 : Quorum

Le Conseil d’Administration ne peut valablement délibérer que lorsque la majorité des membres en exercice assiste à la séance. N’entrent dans le calcul de ce quorum, ni la voix prépondérante du Président (en cas de partage des voix), ni les pouvoirs donnés par les administrateurs absents à un autre membre du Conseil d’Administration (dans les conditions précisées à l’article 7 du présent règlement intérieur).

Le quorum s’apprécie à l’ouverture de la séance.

Si le quorum n’est pas atteint, le Président adresse aux administrateurs une nouvelle convocation, dans les formes et les délais prescrits à l’article 3 du présent règlement intérieur.

Lors de cette nouvelle séance, le Conseil d’Administration pourra délibérer sur l’ensemble des affaires inscrites à l’ordre du jour quelque soit le nombre d’administrateurs présents.

  Article 7 : Procurations

Un membre du Conseil d’Administration empêché d’assister à une séance peut donner à un administrateur de son choix pouvoir de voter en son nom sur les questions figurant à l’ordre du jour de la séance. Le pouvoir est donné par écrit et il doit mentionner la date de la séance pour laquelle il est donné.

Un même administrateur ne peut être porteur que d’un seul pouvoir.

Un mandat est toujours révocable. Si l’administrateur qui l’a donné ne peut matériellement récupérer son pouvoir, il notifie sa décision par écrit à l’administrateur qui l’a reçu et adresse copie de cet écrit au Président avant la séance, s’il ne peut lui-même y assister.

  Article 8 : Organisation des débats

En début de séance, le Président fait adopter l’ordre du jour. Le Conseil peut voter des changements dans la présentation chronologique des affaires qui y sont inscrites.

L’ordre du jour étant adopté, les affaires sont examinées dans l’ordre arrêté.

Chaque affaire portée à l’ordre du jour fait l’objet d’un résumé sommaire par le Président ou un membre de la Commission.

  Article 9 : Secrétariat des séances

Un membre de la Commission du CCAS présent aux séances du Conseil d’Administration  assure le secrétariat.

DEBATS SUR LES DOCUMENTS FINANCIERS

  Article 10 : Débat d’orientation budgétaire

Dans la période de deux mois avant l’examen et le vote du budget primitif, un débat a lieu au sein du Conseil d’Administration sur les orientations générales de ce budget.

Ce débat ne donne pas lieu au vote d’une délibération mais il est enregistré sous la forme d’un procès-verbal dans le registre des délibérations.

  Article 11 : Débat sur le budget et le compte administratif

Les budgets primitifs et supplémentaire ainsi que, le cas échéant, les budgets annexes sont proposés au Conseil d’Administration par le Président et soumis au vote de celui-ci dans le délai prévu par la loi (article L.1612-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

Les règles qui régissent la comptabilité des communes sont applicables au CCAS.

Le compte administratif est présenté par le Président, ordonnateur des dépenses et recettes du CCAS, dans le délai prescrit par l’article L.1612-12 du Code Général des Collectivités Territoriales. Le Président quitte ensuite la séance, le vote du compte administratif ayant lieu en son absence.

VOTE DES DELIBERATIONS

  Article 12 : Majorité absolue

Les délibérations du Conseil d’Administration sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. Les abstentions et les bulletins nuls ne sont pas comptabilisés comme suffrages exprimés.

  Article 13 : Modalités de vote

Il est voté au scrutin secret toutes les fois qu’il s’agit de procéder à une nomination, ainsi que toutes les fois où le tiers des administrateurs présents le réclame.

Lorsqu’il est recouru au scrutin secret, notamment pour l’élection du Vice-Président, si, après deux tours de scrutin, aucun des candidats n’a obtenu la majorité absolue des suffrages déterminée à l’article 12, il est procédé à un troisième tour de scrutin et la nomination ou l’élection a lieu à la majorité relative.

En cas d’égalité de suffrages lors de ce troisième tour, la nomination ou l’élection est acquise au candidat le plus âgé ou par tirage au sort s’ils ont le même âge.

Ordinairement, le Conseil d’Administration vote à main levée. Le résultat du vote est constaté par le président de séance, assisté du secrétaire de séance. Les noms des votants avec la désignation de leur vote sont portés au compte-rendu de séance ainsi que les noms des administrateurs qui se sont abstenus. Mention est faite également des votes blancs ou nuls.

Dans le cas d’un vote à main levée, en cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante

Les délibérations sont votées dans l’ordre des affaires portées à l’ordre du jour, proposé et accepté en début de séance. Le vote d’une affaire est acquis et aucun administrateur ne peut revenir sur un vote antérieur.

COMPTE-RENDU DES DEBATS ET DELIBERATIONS

  Article 14 : Tenue du registre des délibérations

Le C.C.A.S. tiendra un recueil des actes administratifs qui sera relié tous les 5 ans. Dans l’attente de la reliure, le C.C.A.S. tiendra :

- un registre des délibérations. Celles-ci devront être anonymes pour toute décision concernant une demande d’aide financière dans le souci de ne pas porter atteinte à la dignité, l’intégrité, l’intimité des personnes et de respecter la confidentialité des situations personnelles des demandeurs.

- un registre des arrêtés du Président

- un registre des décisions du président

Parallèlement, un dossier sera tenu avec les documents suivants :

- convocation du conseil d’administration avec l’ordre du jour

- les délibérations visées par la Préfecture

- les documents annexe tel que le règlement intérieur, le bilan social, les conventions…

- le compte-rendu de séance signé par tous les membres du conseil

ACCES AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

  Article 15 : Communication du registre des délibérations

Seuls les membres du Conseil d’Administration et de la Commission ont accès au registre des délibérations.

En application des dispositions de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 relative au droit d’accès aux documents administratifs, toute personne physique ou morale a le droit de demander la communication ou de prendre connaissance, éventuellement sans déplacement et par copie totale ou partielle, des comptes-rendus des séances du Conseil d’Administration et de ses délibérations, dans les limites fixées par la loi et la jurisprudence de la Commission d’Accès aux Documents Administratifs et des juridictions administratives.

La personne désireuse de recourir à la présente possibilité d’accès aux documents administratifs peut l’obtenir, à ses frais, aussi bien du Président du Conseil d’Administration du CCAS que des services extérieurs de l’État. Chacun peut publier ces documents sous sa responsabilité.

Le service est rendu moyennant le paiement de la reproduction des documents selon le tarif en vigueur fixé par délibération du Conseil d’Administration.

    Article 16 : Affichage des délibérations

Conformément aux dispositions des articles L.2131-1 et L.2131.12 du Code Général des Collectivités Territoriales, les délibérations du Conseil d’Administration sont exécutoires de plein droit dès leur transmission en Préfecture, transmission qui devra être complétée, pour les décisions individuelles, de leur notification aux intéressés, et, pour les décisions à caractère réglementaire, de leur publication.

COMMISSION PERMANENTE

  Article 17 : Commission permanente

En application des dispositions de l’article R.123-19 du Code de l’Action Sociale et des Familles, il est créé, au sein du Conseil d’Administration, une commission permanente, dont la composition, les attributions et les modalités de fonctionnement sont les suivantes :

Article 17-1 : Composition de la commission permanente

La commission permanente est composée du Président ou de la vice-présidente et de 4 administrateurs, choisis à parité parmi les administrateurs nommés par le Président et parmi les administrateurs élus au sein du conseil municipal. Il est prévu par les administrateurs du Conseil d'administration une alternance des membres  au sein de cette commission afin de permettre une plus grande souplesse et rapidité d'intervention.  

Conformément aux dispositions de l’article R.123-19, la présidence de la commission est assurée par Madame Viviane Saint Paul.

 Article 17-2 : Attributions de la commission permanente

Le Conseil d’Administration confie à la Commission permanente le soin :

- d'examiner les dossiers concernant les demandes d'aides facultatives d'urgences et les demandes de domiciliation ,

- d'examiner les dossier de demande de logements sociaux,

- d'attribuer les aides facultatives d'urgence dans la limite du budget alloué,

- de percevoir et de distribuer des produits de première nécessité.

La Commission instruira les dossiers de demandes d’aides afin de préparer les décisions qui seront prises par le Conseil d’Administration.

Article 17-3 : Modalités de fonctionnement de la commission permanente

La Commission permanente se réunira à minima une fois par trimestre .

   APPLICATION ET MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR

  Article 18 : Application du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur est exécutoire dès son adoption par le Conseil d’Administration, sa transmission au représentant de l’État dans le département et sa publication.

Le Président du Conseil d’Administration ou le Vice-Président auquel il aura délégué ce pouvoir selon les dispositions de l’article R.123-23 du Code de l’Action Sociale et des Familles, est seul chargé de l’exécution du présent règlement intérieur.

  Article 19 : Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut à tout moment faire l’objet de modifications par le Conseil d’Administration, à la demande et sur proposition de son Président ou d’au moins un tiers des membres en exercice dudit Conseil.